Cómo explicar Verifactu a clientes autónomos: plantilla

Los autónomos de la cartera reciben titulares contradictorios sobre Verifactu: unos hablan de 2027, otros de 2028, y muchos confunden el Reglamento de sistemas informáticos de facturación con la factura electrónica B2B. El despacho que no explica el estado real pierde tiempo en llamadas y deja al cliente sin un inventario claro de su software de facturación.

Este artículo resume qué decir (y qué no decir) a un autónomo, con una plantilla lista para adaptar, y una hoja de inventario para el propio despacho. Las fechas citadas están verificadas a 15 de octubre de 2026.

¿Qué es Verifactu, en una frase?

Verifactu es el nombre coloquial del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo). Obliga a que el programa con el que el empresario o profesional emite facturas cumpla requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad, y permite la modalidad VERI*FACTU de remisión de registros a la Agencia Tributaria (AEAT, ficha Verifactu).

No es lo mismo que la factura electrónica obligatoria entre empresas (Facturae / RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026), aunque Hacienda ha anunciado su intención de alinear calendarios.

Fechas que el autónomo debe conocer hoy

Según la nota informativa de la Agencia Tributaria sobre la ampliación del plazo (Real Decreto ley 15/2025):

• Entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades: sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
• Resto de obligados (autónomos incluidos, con carácter general): antes del 1 de julio de 2027.

Fuente: AEAT, ampliación del plazo de adaptación.

El periodo previo a esas fechas es de pruebas.

¿Qué anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026 (y qué no es)?

El Ministerio de Hacienda comunicó la previsión de aplazar las obligaciones pendientes del Real Decreto 1007/2023 hasta octubre de 2028, para hacerlas coincidir con la factura electrónica de quienes no superan 8 millones de euros de facturación (nota de Hacienda, PDF).

Eso es una previsión, no una norma en el BOE. Hasta que se publique la modificación, las fechas vigentes para planificar siguen siendo las de 2027. Conviene decirlo así al cliente, sin alarmismo ni falsa tranquilidad.

¿Cómo distinguir Verifactu de la factura electrónica B2B?

Un mismo software puede acabar cubriendo ambos mundos; por eso el inventario del proveedor importa.

Plantilla de correo o carta al autónomo

El despacho sustituye los corchetes. Registro profesional, sin em dashes ni promesas de fechas no publicadas.

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Asunto: Actualización sobre Verifactu y su facturación

Estimado/a [Nombre]:

Le escribimos para aclarar el estado de Verifactu (Reglamento de sistemas informáticos de facturación) y lo que implica para su actividad como autónomo.

Qué está vigente hoy

Según el Real Decreto ley 15/2025 y la Agencia Tributaria, los obligados que no presentan Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptado su sistema de facturación antes del 1 de julio de 2027. Las sociedades lo tienen antes del 1 de enero de 2027.

Fuente: sede de la Agencia Tributaria (nota de ampliación de plazo).

Qué anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026

El Ministerio comunicó su intención de aplazar esas obligaciones hasta octubre de 2028, alineándolas con la factura electrónica. Esa intención aún no es norma. Mientras no se publique en el BOE, conviene planificar con las fechas de 2027.

Qué le pedimos ahora

1. Confirmar con qué programa o medio emite sus facturas (software, TPV, hoja de cálculo u otro).
2. Indicar si su proveedor le ha confirmado por escrito el cumplimiento del Reglamento.
3. Reservar [15/30] minutos con nosotros en [mes] para revisar su caso.

Seguiremos la sede de la AEAT y le informaremos cuando haya cambios oficiales.

Un saludo, [Nombre del despacho] [Teléfono] · [Email]

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Hoja de inventario (uso interno del despacho)

Criterio orientativo de riesgo:

• Alto: factura con hoja de cálculo, Word o sin software.
• Medio: usa un programa, pero el proveedor no ha confirmado por escrito.
• Bajo: confirmación escrita y versión actualizada del proveedor.

Errores frecuentes al hablar con el autónomo

1. Decir que "ya está aplazado a 2028" como si fuera ley. No lo es hasta la modificación normativa.
2. Mezclar Verifactu y Facturae en la misma frase sin distinguir plazos.
3. No preguntar qué usa para facturar. Sin inventario no hay plan.
4. Prometer que el despacho "se encarga del software". El obligado es el cliente; el despacho orienta y documenta.
5. Olvidar a quien factura con TPV o app de marketplace. También entra en el inventario.

¿Dónde ayuda la automatización?

Para un despacho con decenas o cientos de autónomos, el inventario, el semáforo de riesgo y el envío de la plantilla personalizada son tareas repetitivas. Se pueden automatizar con revisión humana: el sistema propone el correo y el estado; el profesional valida y firma el envío.

Guion breve para la llamada de 15 minutos

1. Preguntar: "¿Con qué emite usted las facturas hoy?"
2. Clasificar: sociedad (plazo 1 de enero de 2027) o resto/autónomo (1 de julio de 2027).
3. Separar: Verifactu (sistema de facturación) frente a factura electrónica B2B (calendario Orden HAC/1028/2026).
4. Anuncio de Hacienda: mencionar octubre de 2028 como previsión no publicada aún en el BOE.
5. Acción: pedir confirmación escrita del proveedor o anotar "pendiente" en el inventario.
6. Cierre: fecha de seguimiento (por ejemplo, tras la próxima campaña trimestral).

Un guion corto evita digresiones y deja constancia en la ficha del cliente.

¿Qué documentar en la ficha del autónomo?

• Sistema de facturación y versión, si se conoce.
• Nombre del proveedor y fecha de la última confirmación escrita.
• Si factura solo a particulares, solo a empresas, o a ambos (relevante para Facturae).
• Volumen aproximado de operaciones (por debajo o por encima de 8 millones de euros), sin inventar cifras: preguntar o tomar el dato de la declaración anual cuando exista.
• Enlace o PDF de la comunicación enviada y fecha.

Cierre

Explicar Verifactu a autónomos exige claridad sobre las fechas vigentes (1 de julio de 2027 para el resto de obligados), honestidad sobre el anuncio de octubre de 2028 y un inventario por cliente. La plantilla de este artículo y la hoja de riesgo bastan para empezar la conversación sin generar falsas certezas. Partida Doble IA puede ayudar al despacho a mantener ese inventario y las comunicaciones al día, siempre con la revisión del profesional.

¿Cómo aplicarlo en el despacho?

• Checklist Verifactu para despachos: 12 comprobaciones, con PDF descargable.
• Guía: cómo preparar el despacho para Verifactu: ocho pasos, de inventariar la cartera a revisar el BOE cada mes.