Contrat@ y altas en Seguridad Social: errores frecuentes y cómo evitarlos

Cada nueva contratación de un cliente pone en marcha, como mínimo, dos comunicaciones distintas ante dos organismos distintos: el alta del trabajador en la Tesorería General de la Seguridad Social y la comunicación del contrato al Servicio Público de Empleo a través de Contrat@. Tienen plazos diferentes, datos parecidos pero no idénticos y errores típicos que se repiten en muchos despachos laborales.

Este artículo resume las reglas vigentes según las fuentes oficiales, recoge los errores más frecuentes que describe el propio SEPE y propone un flujo para que ninguna alta ni ningún contrato se quede sin comunicar.

Dos comunicaciones, dos plazos

Fuentes: plazos de alta, baja y variaciones según la Seguridad Social; plazo de Contrat@ según el artículo 1 del Real Decreto 1424/2002, que obliga a comunicar el contenido de los contratos y sus prórrogas "deban o no formalizarse por escrito".

El mismo artículo exige remitir al Servicio Público de Empleo la copia básica del contrato, previamente entregada a la representación legal de los trabajadores si la hubiere.

Novedad de 2026: seis días para bajas y variaciones

El Real Decreto 643/2026, de 29 de julio, modificó el artículo 32.3 del Reglamento General de afiliación: las bajas y las variaciones de datos deben presentarse dentro de los seis días naturales siguientes al cese o a la variación. Antes eran tres. Entró en vigor el 1 de agosto de 2026. El alta no cambia: sigue siendo previa al inicio de la actividad.

La misma norma da a las empresas seis meses desde su entrada en vigor para comunicar a la TGSS el código de ocupación laboral, conforme a la Clasificación Nacional de Ocupaciones, de todos los trabajadores en alta cuyo código no conste. Para un despacho con muchas empresas cliente, es una tarea masiva que conviene planificar ya.

Errores frecuentes en el alta

1. Alta el mismo día, tarde. El cliente avisa cuando el trabajador ya ha empezado. No solicitar el alta de los trabajadores que ingresan al servicio de la empresa es infracción grave según el artículo 22.2 de la LISOS. La única defensa real es que el cliente comunique la contratación con antelación.
2. Efectos del alta fuera de plazo. Según la Seguridad Social, un alta presentada fuera de plazo surte efectos desde el día de la solicitud, salvo que las cuotas se hubieran ingresado en plazo (Seguridad Social).
3. Datos incompletos en la ficha. Grupo de cotización, tipo de contrato, coeficiente de parcialidad, convenio o centro de trabajo que el cliente no envía y el técnico rellena "provisionalmente".
4. Código de ocupación ausente. El RD 643/2026 obliga a comunicarlo para todos los trabajadores en alta que todavía no lo tengan informado, así que conviene recogerlo ya en cada alta nueva.

Errores frecuentes en Contrat@

El propio SEPE recoge en sus preguntas frecuentes sobre Contrat@ varias situaciones que generan incidencias:

• Cuenta de cotización recién creada. La base de datos de empresas del SEPE se nutre de la Seguridad Social con un cruce diario. Si se intenta comunicar un contrato con un CCC dado de alta ese mismo día, aparece el error "relación errónea entre CIF/NIF/NIE y la cuenta de cotización".
• Trabajador solo con pasaporte. Contrat@ no admite comunicar contratos con número de pasaporte. Hay que obtener NIE o un identificador provisional a través del servicio de empleo autonómico.
• Datos que no se corrigen desde la aplicación. La fecha de inicio, el tipo o código de contrato, la identificación del trabajador y la ocupación no se pueden corregir en Contrat@: hay que acudir al servicio público de empleo autonómico.
• Plazo de corrección y anulación. El resto de correcciones se pueden hacer en la aplicación si no han pasado más de 90 días naturales desde el inicio. Las anulaciones solo son posibles el día de la comunicación y los tres siguientes, y solo por el usuario principal.
• Variaciones que no se comunican. Cambios de jornada, categoría, centro de trabajo, grupo de cotización o cuenta de cotización no se comunican por Contrat@: se documentan por escrito con el trabajador.
• Llamamientos de fijos discontinuos. Deben comunicarse todos, incluso cuando el trabajador rechaza la incorporación.
• Contratos formativos. Su finalización sí debe comunicarse, a diferencia del resto de contratos.
• Empresa cliente no dada de alta en la autorización. Un despacho autorizado como profesional colegiado debe dar de alta a cada empresa cliente en la gestión de su autorización antes de comunicar sus contratos.

No comunicar a la oficina de empleo las contrataciones cuando existe esa obligación es infracción leve según el artículo 14.1 de la LISOS.

Un flujo para no olvidar ninguna comunicación

1. Ficha de alta única. El cliente rellena un formulario con todos los datos: trabajador, NIF o NIE, fecha de inicio, tipo de contrato, jornada, grupo de cotización, ocupación (CNO), convenio, centro y CCC.
2. Validación automática. El sistema comprueba que no falten campos, que el documento de identidad sea válido, que la fecha de inicio permita tramitar el alta a tiempo y que el CCC exista.
3. Alta en Seguridad Social por Sistema RED antes del inicio, con justificante archivado.
4. Contrato y copia básica. Se genera el borrador del contrato desde la ficha y, cuando proceda, la copia básica para la representación de los trabajadores.
5. Contrat@. Se genera el fichero XML desde los mismos datos (el SEPE publica las tablas de códigos y un entorno de pruebas para envíos XML) y se envía dentro de los diez días hábiles.
6. Control cruzado. Una alta sin contrato comunicado, o un contrato sin alta, genera una alerta.
7. Paso a nómina. El trabajador entra en el ciclo mensual con su ficha completa, lo que evita incidencias en la primera nómina y en la RNT.

Lo importante es que los datos se tecleen una sola vez. Alta, contrato, Contrat@ y nómina salen del mismo registro.

Checklist por cada contratación

• [ ] Ficha recibida del cliente antes del primer día de trabajo.
• [ ] NIF o NIE válido (no pasaporte).
• [ ] Código de ocupación CNO informado.
• [ ] Alta en RED presentada antes del inicio y justificante archivado.
• [ ] Contrato firmado y copia básica entregada, si hay representación.
• [ ] Contrat@ comunicado dentro de los diez días hábiles.
• [ ] Revisión del PDF de Contrat@ el mismo día (anulación posible solo cuatro días).
• [ ] Trabajador incorporado al ciclo de nómina.

Cierre

Las altas en Seguridad Social y la comunicación de contratos por Contrat@ son trámites cortos, pero con plazos estrictos y errores difíciles de corregir. Un flujo con una única ficha, validaciones automáticas y control cruzado entre alta y contrato reduce el riesgo de sanción y las correcciones posteriores. Partida Doble IA ayuda a los despachos laborales a preparar ese flujo, desde la ficha del cliente hasta el borrador del alta y del XML de Contrat@, con la revisión y el envío siempre en manos del profesional.

¿Cómo aplicarlo en el despacho?

• Demo de nóminas: de los mensajes del cliente al borrador del 111, con datos ficticios.
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