Checklist de seguros sociales y SILTRA cada mes

Cada mes, el despacho laboral debe liquidar e ingresar las cuotas de la Seguridad Social de sus clientes con trabajadores. En el Sistema de Liquidación Directa, el intercambio de ficheros y la obtención de los documentos de cotización se hacen con SILTRA, la aplicación de escritorio de la Tesorería General de la Seguridad Social (manual SILTRA; información del Sistema RED: Seguridad Social). Un checklist fijo evita olvidar un CCC, confirmar fuera de plazo o pagar con un RLC incorrecto.

Conceptos que debe dominar el equipo

• SILTRA: aplicación para el envío y recepción de ficheros de cotización, afiliación e INSS, y para imprimir o guardar los documentos generados por la TGSS.
• Liquidación directa: la TGSS calcula las cuotas a partir de los datos de afiliados y de las bases y conceptos que comunica el autorizados RED.
• RNT (Relación Nominal de Trabajadores): listado de trabajadores y bases de la liquidación.
• RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones): documento con el importe a ingresar y la modalidad de pago.
• DCL (Documento de Cálculo): detalle del cálculo cuando el sistema lo genera.
• CCC: código de cuenta de cotización de cada cliente (o de cada cuenta si hay varias).

Sin estos conceptos claros, el checklist se convierte en una lista vacía.

¿Cuáles son los plazos del mes? (marco general)

El plazo reglamentario de ingreso de las cuotas corresponde, con carácter general, al mes siguiente al de devengo. Dentro de ese mes, la presentación y confirmación de la liquidación y el pago siguen un calendario operativo del Sistema de Liquidación Directa (por ejemplo, límites distintos para cargo en cuenta y para pago electrónico, y confirmaciones de oficio hacia final de mes). Ese calendario puede variar en febrero y en diciembre. Confirme siempre el calendario del mes en curso en la documentación de la Seguridad Social y en los avisos RED; no fije fechas internas solo de memoria (Seguridad Social, información útil / RED).

Regla práctica para el despacho: cuanto antes se envíen y cuadren los datos tras cerrar nóminas, menos riesgo de cierre de oficio o de liquidación incompleta a final de mes.

Checklist previo (antes de abrir SILTRA)

1. Nóminas del periodo cerradas para todos los CCC del mes.
2. Incidencias cargadas: IT, altas, bajas, variaciones de jornada, embargos.
3. Altas y bajas comunicadas en plazo por Sistema RED / AFI cuando corresponda.
4. Convenio y tablas del mes aplicadas (sobre todo en enero y tras publicaciones en BOE o boletines).
5. Certificado digital y autorización RED del despacho vigentes.
6. Listado de CCC activos del mes (altas de empresas nuevas, CCC que causan baja, CCC sin trabajadores).
7. Comparación con el mes anterior: plantilla, brutos y bases por trabajador con diferencias justificadas.

Si algún punto falla, no conviene confirmar la liquidación "para salir del paso".

Checklist en SILTRA (ciclo del mes)

A. Preparación

• [ ] Actualizar SILTRA si hay versión nueva publicada por la TGSS.
• [ ] Comprobar que el certificado está correctamente configurado.
• [ ] Revisar el buzón de respuestas y errores de envíos anteriores.

B. Envío y cálculo

• [ ] Generar y enviar los ficheros de bases y conceptos del periodo para cada CCC.
• [ ] Revisar el seguimiento de liquidación: aceptada, con errores, pendiente de cálculo.
• [ ] Corregir errores de datos (trabajador no incluido, base fuera de rango, tramo incorrecto) y reenviar.
• [ ] Solicitar o revisar borradores (RNT / DCL) cuando el calendario lo permita, sobre todo en carteras grandes o con muchas incidencias.

C. Cuadre nómina frente a RNT

• [ ] Contrastar trabajadores del RNT con la nómina emitida.
• [ ] Contrastar bases de cotización y conceptos retributivos relevantes.
• [ ] Anotar diferencias y decidir: corregir nómina, corregir fichero, o documentar la excepción.
• [ ] Verificar CCC sin movimiento esperado (empresas en ERTE residual, sin actividad, o con solo autónomos socios mal configurados).

D. Confirmación y documentos

• [ ] Confirmar la liquidación dentro del plazo operativo del mes (pago electrónico o cargo en cuenta, según modalidad).
• [ ] Recibir y archivar RNT y RLC definitivos.
• [ ] Comprobar en el RLC el tipo (cuota total, empresarial, etc.), el periodo y el importe.
• [ ] Si se optó por no recibir RNT en la confirmación, solicitarlo después si el archivo del despacho lo exige.

E. Pago y cierre

• [ ] Gestionar el ingreso según la modalidad (pago electrónico con el RLC, cargo en cuenta, etc.) antes del último día natural del mes en el marco habitual.
• [ ] Enviar al cliente el RLC / justificante y, si procede, el cargo SEPA o la instrucción de pago.
• [ ] Marcar el CCC como "liquidado e ingresado" en el control interno del despacho.
• [ ] Dejar anotadas las liquidaciones fuera de plazo o complementarias (L03 y similares) para no mezclarlas con la L00 del mes siguiente.

Controles que evitan sustos

Doble lista: una lista de CCC que deben liquidarse este mes y otra de CCC liquidados. Al final del penúltimo día hábil operativo, la diferencia debe ser cero o estar justificada (cliente que paga él mismo, CCC de baja, etc.).

Alerta de certificado: un certificado caducado el día 28 bloquea a toda la cartera. Revise caducidades al inicio de cada mes.

Clientes que confirman ellos: si algún cliente tiene autorización RED propia, documente quién presenta y quién archiva, para no duplicar ni dejar huecos.

Variaciones de última hora: una baja comunicada tarde o un parte de IT exterior puede exigir recálculo. Defina un corte interno de incidencias (véase el artículo de captura de incidencias de nómina) alineado con este checklist.

¿Qué automatizar?

Se puede automatizar el inventario de CCC del mes, los avisos de plazo, el cuadre de trabajadores y bases entre nómina y RNT, la detección de CCC sin liquidar cerca del cierre, y el archivo de RNT/RLC por cliente y periodo. La confirmación final y la decisión ante un error de cálculo deben seguir siendo del profesional autorizado RED. La TGSS sigue siendo quien calcula y emite; el despacho valida y responde.

Errores frecuentes

• Confirmar sin cuadrar el RNT con la nómina.
• Dejar la cartera para el penúltimo día y tropezar con errores masivos.
• No archivar el RLC y no poder demostrar el ingreso al cliente o en una inspección.
• Olvidar CCC secundarios (construcción, agrario, empleo del hogar cuando se gestionen, etc.).
• Mezclar en el mismo control liquidaciones fuera de plazo con las del mes en curso.

Cierre

Un checklist de seguros sociales no sustituye el conocimiento del Sistema de Liquidación Directa; lo convierte en rutina. En despachos pequeños, donde la misma persona prepara nóminas y presenta cuotas, esa rutina es lo que evita el pico de final de mes. Partida Doble IA puede apoyar el cuadre nómina frente a RNT y los avisos de plazo por cliente, siempre con validación del despacho antes de confirmar en SILTRA.

¿Cómo aplicarlo en el despacho?

• Guía: checklist mensual de seguros sociales: Sistema RED, SILTRA, liquidación directa, confirmación y pago.
• Guía: calendario fiscal y laboral de noviembre de 2026 a enero de 2027: vencimientos por fecha, con fuente oficial y archivo .ics.
• Demo de nóminas: de los mensajes del cliente al borrador del 111, con datos ficticios.
• Guía: cómo gestionar incidencias de nómina por WhatsApp: canal, plantilla, fecha de corte y registro.