Abrir un canal del despacho
Use un número de WhatsApp Business del despacho para nóminas, no el móvil personal de cada técnico. Configure un mensaje automático que recuerde qué datos enviar.
Guía práctica · Laboral · Unas 4 horas para implantarlo
Cómo gestionar incidencias de nómina por WhatsApp.
Pasos para recoger incidencias de nómina por WhatsApp con orden: canal del despacho, plantilla, corte mensual, registro, carga y protección de datos.
Respuesta rápida
Las incidencias de nómina por WhatsApp se gestionan con orden si el despacho usa un número de WhatsApp Business propio, publica una plantilla, fija una fecha de corte mensual y pasa cada mensaje a un registro. Las bajas y las variaciones de datos se comunican a la Seguridad Social en seis días naturales desde el 1 de agosto de 2026, por lo que se marcan como urgentes. Como las incidencias pueden incluir datos de salud, el acceso al canal debe estar limitado.
Paso a paso
8 pasos, con fuente.
Muchos clientes comunican las incidencias de nómina por WhatsApp: horas extra, bajas, altas, vacaciones o embargos. El canal no es el problema; lo es usarlo sin estructura ni registro. Con un canal del despacho, una plantilla y una fecha de corte, WhatsApp puede alimentar el programa de nóminas con datos revisables.
Para quién: Despachos laborales y gestorías que preparan nóminas de pymes.
Necesitará
- Número de WhatsApp Business del despacho o buzón dedicado
- Plantilla de incidencias
- Programa de nóminas del despacho
Errores frecuentes
- Recibir incidencias en móviles personales.
- No fijar fecha de corte y recalcular nóminas a final de mes.
- Guardar partes de baja en el chat sin archivarlos.
Publicar una plantilla
Pida que cada incidencia indique empresa, trabajador, periodo, tipo de incidencia, fechas e importe. Comparta la plantilla con cada cliente al dar de alta el canal.
Fijar una fecha de corte
Comunique un día de corte mensual para recibir incidencias. Lo que llegue después se aplica en la nómina siguiente o como atraso, según lo acordado.
Registrar cada incidencia
Pase cada mensaje a un registro del despacho con fecha de recepción, cliente, trabajador y estado. WhatsApp es la entrada, no el archivo.
Separar lo urgente
Altas, bajas y variaciones tienen plazos ante la Seguridad Social: las bajas y variaciones de datos se comunican en seis días naturales desde el 1 de agosto de 2026. Márquelas como urgentes en cuanto lleguen.
Cargar y revisar
Cargue las incidencias en el programa de nóminas y revise los conceptos salariales, el convenio y las bajas antes de calcular.
Confirmar al cliente
Responda en el mismo canal con un resumen de lo aplicado. Si algo no se aplica, explique por qué y en qué nómina se hará.
Proteger los datos
Las incidencias pueden incluir datos de salud. Limite quién accede al canal, no reenvíe partes médicos por otros medios y borre del móvil los documentos una vez archivados en el sistema del despacho.
Fuentes
- Seguridad Social, Sistema REDwww.seg-social.es/wps/portal/wss/internet/InformacionUtil/53
- BOE, Real Decreto 643/2026www.boe.es/eli/es/rd/2026/07/29/643
- BOE, Estatuto de los Trabajadoreswww.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
- Reglamento (UE) 2016/679, RGPDeur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- BOE, Ley Orgánica 3/2018 de protección de datoswww.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673
Guía divulgativa de Partida Doble IA, actualizada a 16 de octubre de 2026. No sustituye a la normativa ni al asesoramiento profesional.
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