Medir las horas reales
Registre durante tres meses las horas por cliente y por tarea: nóminas, seguros sociales, modelos, incidencias y consultas. Sin este dato, cualquier precio es una suposición.
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Cómo calcular el precio por nómina o por cliente.
Pasos para que un despacho calcule su precio por nómina o por cliente desde su coste real: horas, coste por hora, mínimos, alcance y referencias públicas.
Respuesta rápida
Según la Radiografía del despacho profesional 2026 de Wolters Kluwer, solo el 1,7% de los despachos cobra por hora, así que el precio por nómina o por cliente debe partir del coste real. El cálculo consiste en medir durante tres meses las horas por cliente y tarea, obtener el coste por hora del despacho y multiplicarlo por las horas de cada nómina. Después se fijan el alcance y un mínimo mensual y se compara el resultado con referencias públicas, que van de unos 10 euros a más de 20 por nómina.
Paso a paso
7 pasos, con fuente.
Según la Radiografía del despacho profesional 2026 de Wolters Kluwer, solo el 1,7% de los despachos cobra por hora. La mayoría cobra una tarifa fija, por servicio o combinada, lo que obliga a conocer el coste real de cada nómina o de cada cliente para no perder margen. Las referencias públicas de precio por nómina van de unos 10 euros a más de 20, a menudo con mínimos mensuales.
Para quién: Titulares y responsables de área de despachos.
Necesitará
- Horas dedicadas por cliente en los últimos tres meses
- Costes del despacho
- Lista de servicios incluidos en cada tarifa
Errores frecuentes
- Copiar el precio de otra gestoría sin conocer el coste propio.
- No fijar alcance y absorber trabajos extra.
- Mantener el mismo precio años seguidos sin revisar horas.
Calcular el coste por hora del despacho
Divida los costes anuales del despacho, incluidos salarios, cotizaciones, software y local, entre las horas productivas anuales del equipo.
Obtener el coste por nómina
Multiplique las horas por nómina, incluidas las incidencias y los seguros sociales, por el coste por hora. Separe el tramo de clientes pequeños, que suele concentrar más horas por nómina.
Definir el alcance
Escriba qué incluye la tarifa: nómina, seguros sociales, modelos 111 y 190, altas y bajas, certificados, consultas. Lo que no esté incluido se factura aparte.
Fijar un mínimo mensual
Un mínimo por cliente cubre los costes fijos del cliente con una o dos nóminas. Varias ofertas públicas lo aplican.
Comparar con referencias públicas
Compare el resultado con tarifas publicadas, como 10 euros por nómina con mínimo de 40 euros al mes en una gestoría en línea, o packs de software con servicio de 16 a 22 euros por empleado más cuota fija.
Revisar cada año
Actualice el cálculo cada enero con el SMI, las cotizaciones y las horas medidas, y comunique los cambios con antelación.
Fuentes
- Wolters Kluwer, Radiografía del despacho profesional 2026www.wolterskluwer.com/es-es/expert-insights/radiografia-del-
- Wolters Kluwer, Radiografía del despacho profesional 2025www.wolterskluwer.com/es-es/expert-insights/radiografia-del-
- MCR Gestoría Online, tarifas laboraleswww.mcrgestoriaonline.com/asesoria-laboral-online/tarifas
- Payfit, ofertaspayfit.com/es/nuestras-ofertas/
- BOE, Real Decreto 126/2026, SMI 2026www.boe.es/eli/es/rd/2026/02/18/126
Guía divulgativa de Partida Doble IA, actualizada a 16 de octubre de 2026. No sustituye a la normativa ni al asesoramiento profesional.
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